Nowa rzeczywistość branży eventowej
18 marca 2021
Emocje, zmysły i zaangażowanie w branży eventowej
14 maja 2021
Święty spokój – czyli o tym, dlaczego warto skorzystać z agencji eventowej
Świadomość na temat współpracy z agencjami eventowymi rośnie z roku na rok. Oczywiście niejednokrotnie spotykamy się z opiniami, że agencje eventowe to wymysł lub zbędny koszt, ale czy naprawdę tak jest? Czy organizacja spotkania dla pracowników lub kontrahentów to tylko zamówienie pokoi, wybranie menu i znalezienie ‘jakiejś’ atrakcji? Otóż nawet najprostszy (z pozoru) wyjazd może przysporzyć wielu problemów i trudności. Ktoś kto jest za niego odpowiedzialny nigdy nie będzie miał „świętego spokoju”…
Agencje biorą na siebie brzemię organizacji eventów po to, aby ktoś inny mógł zająć się tym, co tak naprawdę jest ważne z biznesowego punktu widzenia – zadbania o relacje
z zaproszonymi gośćmi. Przygotowanie eventu, niezależnie od tego jaką ma formę (wyjazdu, spotkania, konferencji), wymaga czasu i uwagi. Oczywiście oddelegowanie kogoś z firmy do zorganizowania wydarzenia to częste praktyki. Ale spróbujmy przyjrzeć się takiej sytuacji od środka…
.
Pan Adam przychodzi do pracy, odpowiada za dział eksportu towarów na rynki zachodnie. Firma planuje zorganizować wyjazd dla zagranicznych kontrahentów. Pan Adam zna ich wszystkich więc na pewno poradzi sobie z „ogarnięciem” wyjazdu dla kilkunastu osób…. Pan Adam na początku myśli „Ok, dam radę. Nie takie rzeczy robiłem”. Ale po miesiącu okazuje się, że temat eventu jeszcze nie został dotknięty, piętrzą się inne obowiązki służbowe, na które Pan Adam ma coraz mniej czasu. Finalnie do eventu zostaje tydzień, goście są zaproszeni ale nie wiedzą co ich czeka. Znają tylko miejsce pobytu. Pan Adam też posiada tylko taką wiedzę bo nic innego nie zdążył załatwić. Panika, stres, bo od tego spotkania zależy co sobie pomyślą o nas zaproszeni goście…. a przecież wcale nie musiało tak być.
Korzystając z usług agencji eventowych zyskujesz:
• czas,
• pieniądze (to że zapłacisz firmie za organizację i logistykę to niejednokrotnie mniejszy koszt niż np. niedotrzymanie terminu kontraktu),
• „święty spokój” bo wiesz, że co by się nie działo, masz swoich aniołów stróżów, którzy zajmą się każdym detalem i zawsze mają coś więcej niż tylko plan „B”.
Nawet najlepiej zaplanowany event z idealnie dopracowanym scenariuszem nie stanowi gwarancji, że wszystko się uda. Zawsze jest coś czego nie da się przewidzieć. Recepcjonista może pomylić rezerwację i dla najważniejszego gościa nie ma miejsca, oświetleniowiec utknie w korku i nie dotrze na czas a Pani, która miała dostarczyć regionalne prezenty nie odbiera telefonu. Niby nic, ale niesmak pozostaje. A wystarczy pozwolić profesjonalistom zająć się organizacją eventu a sobie dać święty spokój.
Świadomość na temat współpracy z agencjami eventowymi rośnie z roku na rok. Oczywiście niejednokrotnie spotykamy się z opiniami, że agencje eventowe to wymysł lub zbędny koszt, ale czy naprawdę tak jest? Czy organizacja spotkania dla pracowników lub kontrahentów to tylko zamówienie pokoi, wybranie menu i znalezienie ‘jakiejś’ atrakcji? Otóż nawet najprostszy (z pozoru) wyjazd może przysporzyć wielu problemów i trudności. Ktoś kto jest za niego odpowiedzialny nigdy nie będzie miał „świętego spokoju”…
Agencje biorą na siebie brzemię organizacji eventów po to, aby ktoś inny mógł zająć się tym co tak naprawdę jest ważne
z biznesowego punktu widzenia – zadbania o relacje
z zaproszonymi gośćmi.
Przygotowanie eventu, niezależnie od tego jaką ma formę (wyjazdu, spotkania, konferencji), wymaga czasu i uwagi. Oczywiście oddelegowanie kogoś z firmy do zorganizowania wydarzenia to częste praktyki. Ale spróbujmy przyjrzeć się takiej sytuacji od środka…
Pan Adam przychodzi do pracy, odpowiada za dział eksportu towarów na rynki zachodnie. Firma planuje zorganizować wyjazd dla zagranicznych kontrahentów. Pan Adam zna ich wszystkich więc na pewno poradzi sobie z „ogarnięciem” wyjazdu dla kilkunastu osób…. Pan Adam na początku myśli „Ok, dam radę. Nie takie rzeczy robiłem”. Ale po miesiącu okazuje się, że temat eventu jeszcze nie został dotknięty, piętrzą się inne obowiązki służbowe, na które Pan Adam ma coraz mniej czasu. Finalnie do eventu zostaje tydzień, goście są zaproszeni ale nie wiedzą co ich czeka. Znają tylko miejsce pobytu. Pan Adam też posiada tylko taką wiedzę bo nic innego nie zdążył załatwić. Panika, stres, bo od tego spotkania zależy co sobie pomyślą o nas zaproszeni goście…. a przecież wcale nie musiało tak być.
Korzystając z usług agencji eventowych zyskujesz:
• czas,
• pieniądze (to że zapłacisz firmie za organizację
i logistykę to niejednokrotnie mniejszy koszt niż np. niedotrzymanie terminu kontraktu),
• „święty spokój” bo wiesz, że co by się nie działo, masz swoich aniołów stróżów, którzy zajmą się każdym detalem i zawsze mają coś więcej niż tylko plan „B”
Nawet najlepiej zaplanowany event
z idealnie dopracowanym scenariuszem nie stanowi gwarancji, że wszystko się uda. Zawsze jest coś czego nie da się przewidzieć. Recepcjonista może pomylić rezerwację i dla najważniejszego gościa nie ma miejsca, oświetleniowiec utknie w korku i nie dotrze na czas a Pani, która miała dostarczyć regionalne prezenty nie odbiera telefonu. Niby nic, ale niesmak pozostaje. A wystarczy pozwolić profesjonalistom zająć się organizacją eventu a sobie dać święty spokój.
